Tietosuoja-asetus (EU 2016/679)

24.5.2016 on tullut voimaan yleinen tietosuoja-asetus. Euroopan unionin tietosuoja-asetuksen soveltaminen on alkanut 25.5.2018, mistä alkaen henkilötietojen käsittelyn on oltava uuden tietosuoja-asetuksen mukaista.

Tietosuoja-asetuksen mukaan kuntayhtymän on informoitava asiakkaita ja muita henkilöitä henkilötietojen käytöstä. Tietosuoja-asetuksen mukaiset rekisteriselosteet löytyvät alla olevista linkeistä..

Rekisteritietojen tarkastusoikeutta, virheellisten tietojen korjaamista sekä asiakastiedon käsittelyä koskevat lomakkeet löytyvät tekstin lopussa olevista linkeistä.

Tietosuojaselosteet

Tietosuoja-asetuksen mukaan kuntayhtymän on informoitava asiakkaita ja muita henkilöitä henkilötietojen käytöstä ja annettava tietosuoja-asetuksen mukaiset tiedot.

Asiakasrekisteri (Effica)

Lastensuojelun asiakasrekisteri (Nappula)

Henkilökohtaisen avun asiakasrekisteri (manuaalinen)

Henkilöstörekisteri (Populus)

Työvuorosuunnittelu- ja hallintarekisteri (MD-Titania)

Työajan seuranta ja kulunvalvontareksiteri (Flexim)

Kameravalvontarekisteri

Työntekijöiden rekrytointirekisteri (Kuntarekry)

Sidonnaisuusrekisteri (manuaalinen)
 

Tietosuojavastaava

Eskoon tietosuojavastaavana toimii Etelä-Pohjanmaan sairaanhoitopiirin tietosuojavastaava. Yhteystiedot: Riikka Jäsperlä, puh. 050 474 2672, s-posti: riikka.jasperla(a)epshp.fi.
 

Asiakasasiakirjat

Tiedonsaantioikeudet

Asiakasasiakirjoihin sisältyvät tiedot ovat salassa pidettäviä. Asiakasasiakirjojen tietoja voidaan luovuttaa sivulliselle vain asiakkaan tai hänen edunvalvojansa antaman suostumuksen tai lakiin perustuvan velvoitteen perusteella.

Tiedonsaanti tapahtuu joko suullisesti tai kirjallisesti. Pyyntö on esitettävä kirjallisesti ja samalla ilmoitettava, mitä ajanjaksoa ja mitä asiakasasiakirjoja pyyntö koskee. Tiedonsaantioikeus koostuu joko suullisesti tai kirjallisesti annettavista tiedoista, tutustumisesta asiakasasiakirjoihin tai niiden toisteista.

Tiedonsaantioikeutta ei kuitenkaan ole, jos on ilmeistä, että selvityksen antamisesta aiheutuisi vakavaa vaaraa asiakkaan hengelle tai terveydelle. Asiakaskertomustietoja muista henkilöistä kuin asiakkaasta ei paljasteta eikä tietoja anneta niin, että henkilön yksityisyydensuoja vaarantuu. Tietoja ei anneta myöskään vastoin asiakkaan tahtoa.

Alaikäisellä on joissain tapauksissa oikeus kieltää tietojen antaminen huoltajalle/edunvalvojalle.

Rekisteröidyn oikeudet asiakastietojen tarkastamiseen ja korjaamiseen

Rekisteröidyllä on oikeus saada rekisterinpitäjältä vahvistus siitä, että häntä koskevia henkilötietoja käsitellään tai että niitä ei käsitellä, ja jos näitä henkilötietoja käsitellään, oikeus saada pääsy henkilötietoihin sekä muut EU 2016/679 tietosuoja-asetuksen 15 artiklan mukaiset tiedot.

Rekisteröidyllä on oikeus vaatia rekisterinpitäjältä tiedon korjaamista esittämällä vaatimus vapaa-muotoisesti ja kirjallisesti. Euroopan unionin tietosuoja-asetuksen (2016/679) 16 artiklan mukaan rekisteröidyn vaatimuksesta voidaan päätöksen perusteella korjata eli oikaista, poistaa tai täydentää sisällöltään virheellinen, tarpeeton, puutteellinen tai vanhentunut henkilötieto.

Tiedon pyytäminen asianosaisaseman perusteella

Hakijalla, valittajalla sekä muulla, jonka oikeutta, etua tai velvollisuutta asia koskee (asianosainen), on oikeus saada asiaa käsittelevältä tai käsitelleeltä viranomaiselta tieto muunkin kuin julkisen asiakirjan sisällöstä, joka voi tai on voinut vaikuttaa hänen asiansa käsittelyyn. Tällöin hän voi asianosaisena saada tietoja myös toista henkilöä koskevista salassa pidettävistä asiakirjoista. Asianosaisella, kuten edunvalvojalla, lähiomaisella ja muilla omaisilla, on oikeus saada tietoja asiakirjoista lainsäädännössä tarkemmin säädetyillä perusteilla (Laki viranomaisten toiminnan julkisuudesta, 11–12 §).

Asiakastietorekisterin lokitietopyyntö

Laissa sosiaali- ja terveydenhuollon asiakastietojen sähköisestä käsittelystä (9.2.2007/159) on säädetty, että asiakkaalla on kirjallisesta pyynnöstä oikeus saada tietojensa käsittelyyn liittyvien oikeuksiensa selvittämistä tai toteuttamista varten sosiaalihuollon ja terveydenhuollon palvelujen antajalta tieto siitä, kuka on käyttänyt tai kenelle on luovutettu häntä koskevia tietoja sekä mikä on ollut käytön tai luovutuksen peruste.

Edellä mainitun lain mukaisesti asiakastietojen käytöstä tulee kirjoittaa käyttölokia. Asiakas voi halutessaan saada tietoja omia asiakastietojaan koskevista lokitiedoista enintään kahdelta vuodelta.

Selvityspyyntö asiakastietojen käsittelystä

Jos asiakas epäilee, että hänen tietojaan on käsitelty ilman asianmukaista perustetta, hän voi pyytää asiasta kirjallisen selvityksen.

Selvityspyynnön voi tehdä myös asiakkaan huoltaja tai muu laillinen edustaja. Selvityspyyntöön annettuun vastaukseen ei tällöin liitetä asiakkaan sosiaalipalvelujen käytön paljastavia lokitietoja.

Kirjallisen selvityksen voi pyytää vapaamuotoisella selvityspyynnöllä, mutta selvityspyyntöön tulee kirjata ne perusteet ja tiedossa olevat seikat, joiden perusteella selvitystä pyydetään. Selvitys tehdään enintään kahden vuoden ajalta.

 

Lomakkeet

Rekisteritietojen tarkastuspyyntö

Asiakasrekisterissä olevan tiedon korjausvaatimus

Asiasrekisterin käyttäjälokitietojen selvityspyyntö