Tietosuoja-asetus (EU 2016/679)
24.5.2016
on tullut voimaan EU:n yleinen tietosuoja-asetus. Sitä alettiin
siirtymäkauden jälkeen soveltaa täysimääräisesti 25.5.2018.
Tietosuoja-asetuksen
mukaan kuntayhtymän on informoitava asiakkaita ja muita henkilöitä
henkilötietojen käytöstä. Kuntayhtymä informoi laatimalla
tietosuojaselosteet.
Rekisteritietojen
tarkastusoikeutta, virheellisten tietojen korjaamista sekä
asiakastiedon käsittelyä koskevat lomakkeet löytyvät tekstin lopussa
olevista linkeistä.
Asiakirjajulkisuuskuvaus
Julkisuuslain mukaan tietopyynnöt viranomaisen asiakirjan sisällöstä on yksilöitävä riittävästi siten, että viranomainen voi selvittää, mitä asiakirjaa pyyntö koskee (Laki viranomaisten toiminnan julkisuudesta (621/1999), 13 §). Viranomaisen velvollisuus on avustaa tiedon pyytäjää asiakirjan yksilöinnissä. Asiakirjakuvauksessa kerrotaan, mitä asioita ja asiakirjoja viranomainen käsittelee, ja missä laajuudessa tietoja käsitellään palveluja tuotettaessa asioita käsiteltäessä.
Tietovarannot ja käyttötarkoitukset
Tietovarannolla tarkoitetaan Eskoon sosiaalipalvelujen kuntayhtymälle kuuluvien tehtävien hoidossa käytettäviä tietoaineistoja sisältävää kokonaisuutta, jota käsitellään tietojärjestelmien avulla tai manuaalisesti. Tähän kuuluu myös fyysinen tietovaranto eli arkisto.
Tietosuojaselosteet
Tietosuoja-asetuksen
mukaan kuntayhtymän on informoitava asiakkaita ja muita henkilöitä
henkilötietojen käytöstä ja annettava tietosuoja-asetuksen mukaiset
tiedot.
Asiakasrekisteri (LifeCare)
Lastensuojelun asiakasrekisteri (Nappula)
Henkilöstörekisteri (Populus)
Työvuorosuunnittelu- ja hallintarekisteri (MD-Titania)
Työajan seuranta ja kulunvalvontarekisteri (Flexim)
Työntekijöiden rekrytointirekisteri (Kuntarekry)
Sidonnaisuusrekisteri (manuaalinen)
Asianhallintarekisteri (Tweb)
Covid 19 -suojarekisteri (Manuaalinen)
Tietosuojavastaava
Eskoon tietosuojavastaavana toimii Etelä-Pohjanmaan sairaanhoitopiirin tietosuojavastaava.
Yhteystiedot:
Sähköposti: tietosuojavastaava(at)eskoo.fi
puh: 050 474 2672
Asiakasasiakirjat
Tiedonsaantioikeudet
Asiakasasiakirjoihin
sisältyvät tiedot ovat salassa pidettäviä. Asiakasasiakirjojen tietoja
voidaan luovuttaa sivulliselle vain asiakkaan tai hänen edunvalvojansa
antaman suostumuksen tai lakiin perustuvan velvoitteen perusteella.
Tiedonsaanti
tapahtuu joko suullisesti tai kirjallisesti. Pyyntö on esitettävä
kirjallisesti ja samalla ilmoitettava, mitä ajanjaksoa ja mitä
asiakasasiakirjoja pyyntö koskee. Tiedonsaantioikeus koostuu joko
suullisesti tai kirjallisesti annettavista tiedoista, tutustumisesta
asiakasasiakirjoihin tai niiden toisteista.
Tiedonsaantioikeutta
ei kuitenkaan ole, jos on ilmeistä, että selvityksen antamisesta
aiheutuisi vakavaa vaaraa asiakkaan hengelle tai terveydelle.
Asiakaskertomustietoja muista henkilöistä kuin asiakkaasta ei paljasteta
eikä tietoja anneta niin, että henkilön yksityisyydensuoja vaarantuu.
Tietoja ei anneta myöskään vastoin asiakkaan tahtoa.
Alaikäisellä on joissain tapauksissa oikeus kieltää tietojen antaminen huoltajalle/edunvalvojalle.
Rekisteröidyn oikeudet asiakastietojen tarkastamiseen ja korjaamiseen
Rekisteröidyllä
on oikeus saada rekisterinpitäjältä vahvistus siitä, että häntä
koskevia henkilötietoja käsitellään tai että niitä ei käsitellä, ja jos
näitä henkilötietoja käsitellään, oikeus saada pääsy henkilötietoihin
sekä muut EU 2016/679 tietosuoja-asetuksen 15 artiklan mukaiset tiedot.
Rekisteröidyllä
on oikeus vaatia rekisterinpitäjältä tiedon korjaamista esittämällä
vaatimus vapaa-muotoisesti ja kirjallisesti. Euroopan unionin
tietosuoja-asetuksen (2016/679) 16 artiklan mukaan rekisteröidyn
vaatimuksesta voidaan päätöksen perusteella korjata eli oikaista,
poistaa tai täydentää sisällöltään virheellinen, tarpeeton,
puutteellinen tai vanhentunut henkilötieto.
Tiedon pyytäminen asianosaisaseman perusteella
Hakijalla,
valittajalla sekä muulla, jonka oikeutta, etua tai velvollisuutta asia
koskee (asianosainen), on oikeus saada asiaa käsittelevältä tai
käsitelleeltä viranomaiselta tieto muunkin kuin julkisen asiakirjan
sisällöstä, joka voi tai on voinut vaikuttaa hänen asiansa käsittelyyn.
Tällöin hän voi asianosaisena saada tietoja myös toista henkilöä
koskevista salassa pidettävistä asiakirjoista. Asianosaisella, kuten
edunvalvojalla, lähiomaisella ja muilla omaisilla, on oikeus saada
tietoja asiakirjoista lainsäädännössä tarkemmin säädetyillä perusteilla
(Laki viranomaisten toiminnan julkisuudesta, 11–12 §).
Asiakastietorekisterin lokitietopyyntö
Laissa
sosiaali- ja terveydenhuollon asiakastietojen sähköisestä käsittelystä
(9.2.2007/159) on säädetty, että asiakkaalla on kirjallisesta pyynnöstä
oikeus saada tietojensa käsittelyyn liittyvien oikeuksiensa
selvittämistä tai toteuttamista varten sosiaalihuollon ja
terveydenhuollon palvelujen antajalta tieto siitä, kuka on käyttänyt tai
kenelle on luovutettu häntä koskevia tietoja sekä mikä on ollut käytön
tai luovutuksen peruste.
Edellä
mainitun lain mukaisesti asiakastietojen käytöstä tulee kirjoittaa
käyttölokia. Asiakas voi halutessaan saada tietoja omia asiakastietojaan
koskevista lokitiedoista enintään kahdelta vuodelta.
Selvityspyyntö asiakastietojen käsittelystä
Jos
asiakas epäilee, että hänen tietojaan on käsitelty ilman asianmukaista
perustetta, hän voi pyytää asiasta kirjallisen selvityksen.
Selvityspyynnön
voi tehdä myös asiakkaan huoltaja tai muu laillinen edustaja.
Selvityspyyntöön annettuun vastaukseen ei tällöin liitetä asiakkaan
sosiaalipalvelujen käytön paljastavia lokitietoja.
Kirjallisen
selvityksen voi pyytää vapaamuotoisella selvityspyynnöllä, mutta
selvityspyyntöön tulee kirjata ne perusteet ja tiedossa olevat seikat,
joiden perusteella selvitystä pyydetään. Selvitys tehdään enintään
kahden vuoden ajalta.
Lomakkeet
Rekisteritietojen tarkastuspyyntö